¿Qué es un workflow o flujo de trabajo?
Un workflow, o flujo de trabajo, es una secuencia organizada de tareas y decisiones que permite completar un proceso. Define qué lo inicia, quién hace cada paso, qué condiciones cambian el recorrido y cuándo termina.
Puede ser manual, automatizado o combinar ambos. Una aprobación humana forma parte de un workflow igual que un envío automático de email. Asana describe los workflows como procesos que conectan pasos repetibles.
Workflow en inbound marketing
En inbound, los workflows suelen coordinar el seguimiento de contactos. Una secuencia de lead nurturing podría funcionar así:
- Una persona solicita una guía mediante un formulario.
- El sistema entrega el recurso solicitado.
- Si ha aceptado recibir comunicaciones de marketing, entra en una secuencia relacionada con ese tema.
- Si pide una demostración, se detienen esos envíos y se asigna una tarea al equipo comercial.
- Si se da de baja, sale de las comunicaciones de marketing.
El flujo incluye condiciones y salidas para evitar mensajes que ya no corresponden. El lead scoring puede ayudar a decidir qué recorrido sigue cada contacto, pero no es obligatorio para que exista un workflow.
Usos fuera del marketing
- Edición: propuesta de tema, redacción, revisión, aprobación y publicación.
- Atención al cliente: recepción de una consulta, clasificación, asignación, respuesta y cierre.
- Administración: recepción de una factura, comprobación, aprobación y pago.
- Incorporación de personal: preparación de accesos, entrega de material y formación inicial.
En cada caso conviene fijar responsables, plazos y qué ocurre cuando falta información o alguien rechaza un paso.
Workflow y automatización
El workflow describe el proceso; la automatización ejecuta determinadas acciones sin intervención manual. Puedes documentar el flujo antes de elegir herramientas. Así resulta más fácil detectar tareas innecesarias y decidir qué conviene automatizar.
En marketing automation, revisa cuándo entra un contacto en el flujo, si puede volver a entrar y cuándo sale. Un contacto no debería recibir dos veces la misma secuencia por un registro duplicado.
